GTD – nicht mehr ohne

Sat, 24. Apr. 10

Man hat als Grafikdesigner täglich so viele große und kleine To-dos abzuarbeiten. Manche müssen Wochen oder sogar Monate nachdem sie aufgetaucht sind erledigt werden. Wenn man sie vergisst kann es unangenehm werden. Ein System mit dem man diese To-dos sicher notieren kann, damit man sie zum Zeitpunkt der Fälligkeit nicht mehr vergisst, ist da wichtig.

Das vom US-Amerikaner David Allen entwickelte GTD- (Getting Things Done) Konzept liefert ein System, das dem Anwender helfen soll, die Dinge auf die Reihe zu kriegen (so heißt denn auch die empfehlenswerte, deutsche Ausgabe eines Buches von David Allen).

Grob erklärt funktioniert das so:

  • Man definiert verschiedene Eingangsboxen, z.B. Posteingang, eine Ablage in die man Notizen steckt, den Mail-Eingangs-Ordner, etc.
  • Diese Eingangsboxen müssen in regelmäßigen Abständen auf Eingänge überprüft werden — so wird man zum Beispiel den Briefkasten und den Mail-Eingangsordner täglich prüfen.
  • Nun stellt man sich zu jedem Eingang folgende Fragen (zum Beispiel beim Eingangsordner im Mail-Programm):
    • Ist die Information in diesem Mail von Bedeutung für mich?
      • Nein? Weg damit!
      • Ja? Nächste Frage >
    • Erfordert sie eine Aktion die in drei Minuten oder weniger erledigt werden kann?
      • Ja? Sofort erledigen!
      • Nein? Nächste Frage >
  • Wenn die Aktion voraussichtlich mehr als drei Minuten in Anspruch nimmt oder sich im Moment nicht erledigen lässt, folgt die Überlegung, wann man sie in Angriff nehmen will und bis wann sie spätestens erledigt sein muss.
  • Möchte man die Aufgabe die auf den Eingang als Aktion erforderlich ist, nicht terminisieren, kann man sie auch in einem speziellen Ordner oder einer Box zur späteren Wiedervorlage (Prüfung) ablegen.

Das ist jetzt eine grobe Beschreibung des Konzepts wie ich es anwende. Vor allem seit ich GTD am Computer anwende, kann ich mir nicht mehr vorstellen, meine Aufgabe ohne zu verwalten. Spezielle Programme für das GTD sind dazu eine ideale Hilfe.

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Das erste Programm, mit dem ich nach dem GTD-Konzept gearbeitet habe, war OmniFocus. Das Problem des GTD-Programms der OmniGroup ist einerseits, dass es sehr offen angelegt und flexibel angelegt ist — der Anwender muss ein für ihn passendes Ordnungssystem erst definieren. Das ist gar nicht so einfach wenn man beginnt mit GTD zu arbeiten und die ersten Systeme die ich mir zur Arbeit mit dem Programm überlegt und eingerichtet habe, funktionierten nicht so recht. Außerdem ist OmniFocus für den visuell sensiblen Gestalter nicht unbedingt ein Augenschmaus und ich arbeite nicht gerne mit hässlichen Programmen. Also sah ich mich nach etwas anderem um.

Bald nach OmniFocus kam Things von Cultured Code auf den Markt. Allerdings hatte ich nach mehreren Versuchen mit der sehr schönen Software, das Gefühl, dass das Programm nicht wirklich etwas für mich tut. Ich habe es zuletzt neuerlich versucht und mich dabei wieder darüber gewundert, dass ich nicht in der Lage bin die To-dos für meinen allmorgendlichen TagesCheck nach meinen Anforderungen anzuordnen, sondern, dass diese Aufgaben jeden Tag alphabetisch geordnet rein kommen. Liebe Leute bei Cultured Code: Es kann doch nicht euer Ernst sein, dass ich To-dos in alphabetischer Reihenfolge abarbeiten muss!?

Einen sehr schönen Ansatz für ein GTD-Programm lieferte Potion Factory mit The Hit List. Ich habe wirklich sehr gerne damit gearbeitet. Ein schönes und gut durchdachtes Programm. Nur: Dass der Entwickler bereits vor Monaten Geld für die Beta-Version genommen hat, den Anwender endlos auf eine iPhone-App warten lässt und weder Updates noch Meldungen auf der Entwickler-Website davon zeugen, dass das Programm lebt, haben meine Geduld und meine Zuversicht reißen lassen, so dass ich mich wieder von THL abgewandt und nach Alternativen gesucht habe.

Ein kurzer Test mit Things hat mir neuerlich bestätigt, dass ich damit nicht arbeiten kann. Also bin ich zu OmniFocus zurückgekehrt und darüber bin ich jetzt sehr glücklich.

Zum Einen habe ich nach ein paar Stunden Spielerei an den Gestaltungsstilen eine Oberfläche eingerichtet, die meine sensiblen Augen nicht mehr beleidigt.

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Dann habe ich nach Monaten der Arbeit mit GTD und Programmen wie The Hit List und Things nun auch die Erfahrung, wie ich OmniFocus einrichten muss, damit es für mich funktioniert.

Sitzt man, wie ich, sehr viel am Computer, dann ist ein Programm wie OmniFocus (auch Things und The Hit List) eine feine Sache. Über einen systemweiten Shortcut kann man Jederzeit ein Schnelleingabefenster aufrufen und sich Notizen machen, die dann in die Eingangsbox des Programms wandern.

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Mittlerweile habe ich auch rausgefunden, wie ich mit Growl To-dos auf meinem Monitor anzeigen lassen kann, wenn eine Aufgabe zur Fälligkeit kommt.

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Damit kann ich keine To-dos mehr vergessen wenn sie im Laufe des Tages zur Fälligkeit kommen und ich vergesse zwischendurch die aktuellen Aufgaben im GTD-Programm zu checken.

Falls einer von euch einen Tip zu einem GTD-Programm unter Windows abgeben kann, darf diesen gerne als Kommentar hinterlassen.

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Das Kreuz mit GTD

Sun, 11. Apr. 10

GTD — Getting Things Done — ist ein hervorragendes Konzept die Dinge auf die Reihe zu bekommen.

Computer sind hervorragend dazu geeignet mit GTD zu arbeiten. Oder wären es. Wenn es endlich ein vernünftiges Programm dazu für den Mac gäbe — eines, mit einer guten iPhone App.

Über ein Jahr lang habe ich jetzt mit der Beta von The Hit List gearbeitet. So sollte ein GTD-Programm aussehen und funktionieren. Aber seit einem Jahr gibt es praktisch keine Weiterentwicklung, eine 1.0-Version scheint nicht in Sicht, von der längst angekündigten iPhone-App keine Spur und der Entwickler schweigt — nachdem er von den Anwendern 50$ für die Beta genommen hat. Das hat so keine Zukunft.

Das meistverwendete GTD-Programm am Mac scheint Things zu sein. Ich habe es damit jetzt schon drei oder vier mal versucht und habe es nach ein paar Tagen immer wieder entnervt aufgegeben. Zwar kann ich Aufgaben systemweit via Shortcut erstellen, ich kann Tags einsetzen und To-Dos planen. Aber wenn ich meine wiederkehrenden Aufgaben für meinen täglichen Morgencheck anlegen will, stellt das Programm Grenzen auf, mit denen ich nicht arbeiten kann. Für meinen Morgencheck am Computer gibt es einen fixen Ablauf: Zeitverwaltung aufräumen und Aufzeichnung beginnen, E-Mails checken, ein paar Websites checken, GTD-Eingang checken, Kalender checken, ein paar Software Abgleiche machen, etc. Die Aufgaben lassen sich in Things zwar als wiederholend anlegen, aber das Programm verweigert, dass ich die erstellten Aufgaben in eine Sinnvolle Reihenfolge bringe. Die Reihenfolge in der Zeitplanung entspricht der Reihenfolge, in der man die To-Dos erstellt hat. OK. Zur Not könnte man damit Leben, wenn nicht am ersten Tag, an dem die wiederholenden Aufgaben Alphabetisch (!) im Ordner für die aktuellen Aufgabe liegen würden.

Things bietet nicht die Möglichkeit Projekte in Unterordnern zu gruppieren. Es gibt keine intelligenten Folder. Und weshalb zeigt die Übersichtsspalte in Things ein Icon für Projekte und darunter ein Verzeichnis für Projekte?

Begonnen habe ich mit GTD am Mac mit OmniFocus, aber, während Things zu strikt und unflexibel ist, scheint mir OmniFocus zu offen angelegt, zu viele Möglichkeiten zu bieten und den GTD-Prozess von sich aus zu wenig in klare Kanäle zu leiten. Darüber hinaus ist das Programm schlicht hässlich — sowohl The Hit List als auch Things sind wesentlich ansprechender gestaltet. Trotzdem: Vielleicht sollte ich OmniFocus noch einmal eine Chance geben. :\

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